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Website-Assistent einführen: Checkliste in 7 Schritten
Technisch ist ein Website-Assistent heute in Minuten eingerichtet. Damit er im Alltag auch Anfragen bringt, lohnt sich trotzdem etwas Planung. Diese Checkliste führt in sieben Schritten vom Ziel bis zur ersten Auswertung.
Von Fabian Schlier
Das Wichtigste in Kürze
- Vorher ein klares Ziel und den Ausgangswert festhalten.
- Mit echten Kundenfragen testen, bevor der Assistent live geht.
- Nach 30 Tagen auswerten, passend zum kostenlosen ersten Monat.
Warum überhaupt eine Checkliste?
Bei chattastic geben Sie Ihre Domain ein, die Website wird eingelesen, und nach rund 60 Sekunden ist Ihr Assistent bereit. Das ist schnell erledigt. Ob er im Alltag etwas bringt, hängt aber an anderen Dingen: an einem klaren Ziel, an guten Antworten und daran, dass Ihr Team mit den eingehenden Anfragen umgehen kann.
Die folgenden sieben Schritte helfen, nichts zu vergessen. Sie passen zu jeder Lösung. Wer befürchtet, das Ganze ziehe sich über Wochen, findet eine ehrliche Einschätzung im Beitrag Wie lange dauert die Einrichtung eines Website-Chatbots?
Schritt 1: Ziel festlegen
Überlegen Sie zuerst, was der Assistent für Sie leisten soll. Häufige Ziele sind:
- mehr Anfragen aus den vorhandenen Website-Besuchern,
- vollständigere Anfragen mit allen Angaben, die Sie für ein Angebot brauchen,
- weniger Routinefragen am Telefon,
- Erreichbarkeit auch abends und am Wochenende.
Nehmen Sie sich ein oder zwei davon vor, nicht alle vier. Und notieren Sie den aktuellen Stand, sonst können Sie später nichts vergleichen. Ein Zettel oder eine kleine Tabelle reicht: Besucher, Anfragen und, falls bekannt, daraus entstandene Aufträge der letzten ein bis drei Monate. Wie Sie das messen, erklärt der Ratgeber zur Website-Conversion-Rate.
Schritt 2: Mit echten Kundenfragen testen
Bevor der Assistent live geht, stellen Sie ihn auf die Probe. Und zwar mit den Fragen, die Ihre Kunden wirklich stellen. Sammeln Sie zehn bis fünfzehn davon:
- Fragen, die am Telefon oft kommen, etwa zu Preisen, Ablauf oder Einzugsgebiet,
- Fragen aus E-Mails und Kontaktformularen,
- ein paar ungewöhnliche Fragen, an denen Sie sehen, wie der Assistent mit Unbekanntem umgeht.
Dann prüfen Sie die Antworten. Stimmen die Fakten? Passt der Ton? Sagt der Assistent offen, wenn ihm etwas fehlt? Wo Antworten fehlen oder ungenau sind, ergänzen Sie die Website oder hinterlegen zusätzliches Wissen, wie im Ratgeber Chatbot-Wissen pflegen beschrieben.
Lassen Sie auch jemanden testen, der Ihr Unternehmen nicht kennt, etwa aus dem Familien- oder Freundeskreis. So jemand fragt, wie echte Besucher eben fragen. Die Schwiegermutter, die wissen will, ob „so eine Wärmepumpe auch im Altbau geht“, ist ein besserer Test als jede Liste aus dem Büro.
Schritt 3: Welche Angaben soll der Assistent aufnehmen?
Legen Sie fest, was der Assistent am Ende eines Gesprächs erfragt. Das Minimum sind meist Name und ein Kontaktweg, also E-Mail oder Telefon. Je nach Branche kommen Ort, gewünschter Zeitraum oder Art des Vorhabens dazu. Bei chattastic bestimmen Sie selbst, welche Kontaktdaten abgefragt werden.
Passen Sie außerdem Design und Verhalten an Ihre Website an, von den Farben bis zur Begrüßung. Wenn Sie Termine vergeben, hinterlegen Sie Ihren Buchungslink. Dann kann der Assistent ihn im passenden Moment anbieten.
Schritt 4: Datenschutz klären
Ein Chat verarbeitet personenbezogene Daten, sobald Besucher Namen oder Kontaktdaten angeben. Vor dem Start sollten Sie deshalb einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) mit dem Anbieter abschließen und Ihre Datenschutzerklärung um einen Abschnitt zum Chat ergänzen. Fragen Sie nur die Kontaktdaten ab, die Sie wirklich brauchen. Und prüfen Sie die Speicherfristen: Bei chattastic werden Gesprächsverläufe höchstens 90 Tage gespeichert und dann automatisch gelöscht.
Einen ausführlicheren Überblick gibt der Ratgeber Chatbot und DSGVO. Er ersetzt keine Rechtsberatung, hilft Ihnen aber, die richtigen Fragen zu stellen.
Schritt 5: Auf der Website einbinden
Eingebunden wird der Assistent über einen kurzen Einbettungscode. Das klappt mit WordPress, Webflow, Wix und eigenen Websites. Sie können den Code selbst einfügen oder sich helfen lassen, etwa von Ihrer Agentur oder der Person, die Ihre Website betreut.
Schauen Sie danach nach, ob das Chatfenster auf allen wichtigen Seiten erscheint. Auch auf dem Smartphone, denn viele Besucher kommen mobil, und dort ist ein Chat oft bequemer als ein langes Formular. Schicken Sie zum Schluss selbst eine Testanfrage ab und prüfen Sie, ob sie im Dashboard und per E-Mail-Benachrichtigung ankommt.
Sagen Sie auch Ihrem Team Bescheid, dass der Assistent live ist. Wer ans Telefon geht, sollte wissen, dass sich Anrufer vielleicht auf ein Chat-Gespräch beziehen.
Schritt 6: Wer kümmert sich um die Anfragen?
Der Assistent führt die ersten Gespräche selbstständig, niemand muss den Chat besetzen. Die Anfragen, die er aufnimmt, sollten aber schnell bei der richtigen Person landen. Klären Sie deshalb:
- Wer ist zuständig? Eine feste Person und eine Vertretung, damit im Urlaub nichts liegen bleibt.
- Wie schnell wird geantwortet? Ein realistisches Ziel ist zum Beispiel derselbe oder der nächste Werktag.
- Wie wird der Status gepflegt? Im Dashboard halten Sie fest, ob aus einer Anfrage ein Termin oder ein Kunde geworden ist.
In kleinen Betrieben scheitert es selten an der Technik, sondern an dieser Stelle. Wenn die Anfragen im Postfach der Chefin landen, die gerade drei Tage auf einer Baustelle in Rosenheim ist, hilft der beste Assistent nichts. Je schneller jemand reagiert, desto eher ist der Interessent noch bei der Sache.
Schritt 7: Nach 30 Tagen auswerten
Nach einem Monat liegen genug Gespräche vor, um eine erste Bilanz zu ziehen. Bei chattastic fällt das mit dem ersten Monat zusammen, der 0 € kostet. Schauen Sie sich an:
- Wie viele Gespräche, Anfragen, Termine und Kunden sind entstanden?
- Wie hat sich die Zahl der Anfragen im Vergleich zum Ausgangswert aus Schritt 1 entwickelt?
- Welche Fragen konnte der Assistent nicht beantworten, und welches Wissen fehlt noch?
- Wie zufrieden ist Ihr Team mit der Qualität der Anfragen?
Schreiben Sie die Ergebnisse kurz auf und sprechen Sie im Team darüber. Meist ergeben sich zwei, drei konkrete Verbesserungen für die Website oder für die Fragen, die der Assistent stellt.
Danach entscheiden Sie, ob und wie es weitergeht. Ab dem zweiten Monat kostet chattastic 79 € pro Monat bei jährlicher oder 99 € pro Monat bei monatlicher Zahlung, jeweils zzgl. USt., Einrichtung inklusive. Alle Details stehen unter Preise. Mit einem ausgewerteten Monat im Rücken fällt diese Entscheidung deutlich leichter als aus dem Bauch heraus.
Häufige Fragen
Wie lange dauert die Einführung eines Website-Assistenten?
Die technische Einrichtung bei chattastic dauert rund 60 Sekunden. Für Tests, Einstellungen und das Einbinden sollten Sie zusätzlich etwas Zeit einplanen, meist eher Stunden als Tage.
Brauche ich technische Kenntnisse zum Einbinden?
Nein. Der Assistent wird über einen kurzen Code eingebunden, der mit gängigen Website-Systemen funktioniert. Sie können das selbst erledigen oder sich helfen lassen.
