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Website-Assistent einführen: Checkliste in 7 Schritten
Technisch ist ein Website-Assistent heute in Minuten eingerichtet. Damit er im Alltag auch Anfragen bringt, lohnt sich trotzdem etwas Planung. Diese Checkliste führt in sieben Schritten vom Ziel bis zur ersten Auswertung.
Von Fabian Schlier
Das Wichtigste in Kürze
- Vorher ein klares Ziel und den Ausgangswert festhalten.
- Mit echten Kundenfragen testen, bevor der Assistent live geht.
- Nach 30 Tagen auswerten, passend zum kostenlosen ersten Monat.
Warum überhaupt eine Checkliste?
Bei chattastic gibst du deine Domain ein, die Website wird eingelesen, und nach rund 60 Sekunden ist dein Assistent bereit. Das ist schnell erledigt. Ob er im Alltag etwas bringt, hängt aber an anderen Dingen: an einem klaren Ziel, an guten Antworten und daran, dass dein Team mit den eingehenden Anfragen umgehen kann.
Die folgenden sieben Schritte helfen, nichts zu vergessen. Sie passen zu jeder Lösung. Wer befürchtet, das Ganze ziehe sich über Wochen, findet eine ehrliche Einschätzung im Beitrag Wie lange dauert die Einrichtung eines Website-Chatbots?
Schritt 1: Ziel festlegen
Überleg zuerst, was der Assistent für dich leisten soll. Häufige Ziele sind:
- mehr Anfragen aus den vorhandenen Website-Besuchern,
- vollständigere Anfragen mit allen Angaben, die du für ein Angebot brauchst,
- weniger Routinefragen am Telefon,
- Erreichbarkeit auch abends und am Wochenende.
Nimm dir ein oder zwei davon vor, nicht alle vier. Und notiere den aktuellen Stand, sonst kannst du später nichts vergleichen. Ein Zettel oder eine kleine Tabelle reicht: Besucher, Anfragen und, falls bekannt, daraus entstandene Aufträge der letzten ein bis drei Monate. Wie du das misst, erklärt der Ratgeber zur Website-Conversion-Rate.
Schritt 2: Mit echten Kundenfragen testen
Bevor der Assistent live geht, stellst du ihn auf die Probe. Und zwar mit den Fragen, die deine Kunden wirklich stellen. Sammle zehn bis fünfzehn davon:
- Fragen, die am Telefon oft kommen, etwa zu Preisen, Ablauf oder Einzugsgebiet,
- Fragen aus E-Mails und Kontaktformularen,
- ein paar ungewöhnliche Fragen, an denen du siehst, wie der Assistent mit Unbekanntem umgeht.
Dann prüfst du die Antworten. Stimmen die Fakten? Passt der Ton? Sagt der Assistent offen, wenn ihm etwas fehlt? Wo Antworten fehlen oder ungenau sind, ergänzt du die Website oder hinterlegst zusätzliches Wissen, wie im Ratgeber Chatbot-Wissen pflegen beschrieben.
Lass auch jemanden testen, der dein Unternehmen nicht kennt, etwa aus dem Familien- oder Freundeskreis. So jemand fragt, wie echte Besucher eben fragen. Die Schwiegermutter, die wissen will, ob „so eine Wärmepumpe auch im Altbau geht“, ist ein besserer Test als jede Liste aus dem Büro.
Schritt 3: Welche Angaben soll der Assistent aufnehmen?
Leg fest, was der Assistent am Ende eines Gesprächs erfragt. Das Minimum sind meist Name und ein Kontaktweg, also E-Mail oder Telefon. Je nach Branche kommen Ort, gewünschter Zeitraum oder Art des Vorhabens dazu. Bei chattastic bestimmst du selbst, welche Kontaktdaten abgefragt werden.
Pass außerdem Design und Verhalten an deine Website an, von den Farben bis zur Begrüßung. Wenn du Termine vergibst, hinterlege deinen Buchungslink. Dann kann der Assistent ihn im passenden Moment anbieten.
Schritt 4: Datenschutz klären
Ein Chat verarbeitet personenbezogene Daten, sobald Besucher Namen oder Kontaktdaten angeben. Vor dem Start solltest du deshalb einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) mit dem Anbieter abschließen und deine Datenschutzerklärung um einen Abschnitt zum Chat ergänzen. Frag nur die Kontaktdaten ab, die du wirklich brauchst. Und prüfe die Speicherfristen: Bei chattastic werden Gesprächsverläufe höchstens 90 Tage gespeichert und dann automatisch gelöscht.
Einen ausführlicheren Überblick gibt der Ratgeber Chatbot und DSGVO. Er ersetzt keine Rechtsberatung, hilft dir aber, die richtigen Fragen zu stellen.
Schritt 5: Auf der Website einbinden
Eingebunden wird der Assistent über einen kurzen Einbettungscode. Das klappt mit WordPress, Webflow, Wix und eigenen Websites. Du kannst den Code selbst einfügen oder dir helfen lassen, etwa von deiner Agentur oder der Person, die deine Website betreut.
Schau danach nach, ob das Chatfenster auf allen wichtigen Seiten erscheint. Auch auf dem Smartphone, denn viele Besucher kommen mobil, und dort ist ein Chat oft bequemer als ein langes Formular. Schick zum Schluss selbst eine Testanfrage ab und prüfe, ob sie im Dashboard und per E-Mail-Benachrichtigung ankommt.
Sag auch deinem Team Bescheid, dass der Assistent live ist. Wer ans Telefon geht, sollte wissen, dass sich Anrufer vielleicht auf ein Chat-Gespräch beziehen.
Schritt 6: Wer kümmert sich um die Anfragen?
Der Assistent führt die ersten Gespräche selbstständig, niemand muss den Chat besetzen. Die Anfragen, die er aufnimmt, sollten aber schnell bei der richtigen Person landen. Kläre deshalb:
- Wer ist zuständig? Eine feste Person und eine Vertretung, damit im Urlaub nichts liegen bleibt.
- Wie schnell wird geantwortet? Ein realistisches Ziel ist zum Beispiel derselbe oder der nächste Werktag.
- Wie wird der Status gepflegt? Im Dashboard hältst du fest, ob aus einer Anfrage ein Termin oder ein Kunde geworden ist.
In kleinen Betrieben scheitert es selten an der Technik, sondern an dieser Stelle. Wenn die Anfragen im Postfach der Chefin landen, die gerade drei Tage auf einer Baustelle in Rosenheim ist, hilft der beste Assistent nichts. Je schneller jemand reagiert, desto eher ist der Interessent noch bei der Sache.
Schritt 7: Nach 30 Tagen auswerten
Nach einem Monat liegen genug Gespräche vor, um eine erste Bilanz zu ziehen. Bei chattastic fällt das mit dem ersten Monat zusammen, der 0 € kostet. Schau dir an:
- Wie viele Gespräche, Anfragen, Termine und Kunden sind entstanden?
- Wie hat sich die Zahl der Anfragen im Vergleich zum Ausgangswert aus Schritt 1 entwickelt?
- Welche Fragen konnte der Assistent nicht beantworten, und welches Wissen fehlt noch?
- Wie zufrieden ist dein Team mit der Qualität der Anfragen?
Schreib die Ergebnisse kurz auf und sprich im Team darüber. Meist ergeben sich zwei, drei konkrete Verbesserungen für die Website oder für die Fragen, die der Assistent stellt.
Danach entscheidest du, ob und wie es weitergeht. Ab dem zweiten Monat kostet chattastic 79 € pro Monat bei jährlicher oder 99 € pro Monat bei monatlicher Zahlung, jeweils zzgl. USt., Einrichtung inklusive. Alle Details stehen unter Preise. Mit einem ausgewerteten Monat im Rücken fällt diese Entscheidung deutlich leichter als aus dem Bauch heraus.
Häufige Fragen
Wie lange dauert die Einführung eines Website-Assistenten?
Die technische Einrichtung bei chattastic dauert rund 60 Sekunden. Für Tests, Einstellungen und das Einbinden solltest du zusätzlich etwas Zeit einplanen, meist eher Stunden als Tage.
Brauche ich technische Kenntnisse zum Einbinden?
Nein. Der Assistent wird über einen kurzen Code eingebunden, der mit gängigen Website-Systemen funktioniert. Du kannst das selbst erledigen oder dir helfen lassen.
